Ich bin bekannt dafür, dass ich To-Do-Listen verabscheue – ich habe sogar schon mal “To-Don’t-Listen” empfohlen. Dafür gibt es gute Gründe, und ich weiß, dass viele Menschen meine Aversion teilen.

Die Frage ist, was ist die Alternative? Manche Leute haben eben wirklich viel um die Ohren und nicht alles ist optional oder kann “entrümpelt” werden. Keine Sorge, ich mache mich hier nicht für ein Lotterleben stark.

Es wäre ja toll, wenn wir nach unserem inneren Rhythmus leben könnten, aber die meisten meiner wilden Geister sind nicht reich und in der heutigen Welt müssen wir nun mal Termine einhalten. Sonst kann mangelnde Sorgfalt in dieser Hinsicht nämlich zu einem weiteren Stressfaktor werden.

Hier lernst du, wie du Stress reduzieren und Produktivität steigern kannst, ohne eine einzige To-Do-Liste zu brauchen.
 

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Aber ich mag Listen!

Was ist eigentlich so schlimm an To-Do-Listen? Das scheint doch so ein praktisches Tool zu sein, um dich an deine Aufgaben zu erinnern. Was immer du erledigst, hakst du ab, und jeden Abend überträgt sich der Rest der Liste auf den nächsten Tag.

Jedoch ist es gerade diese Endlosigkeit, die To-Do-Listen problematisch macht. Sie sind die perfekten Beispiele für unsere stressgetriebene Welt, in der das Motto nicht nur “schneller, weiter, höher, mehr” ist, sondern auch “nie genug, nie zufrieden, nie fertig mit der Arbeit”.

Ich komme mir immer vor wie der Opa, der vom Krieg redet, wenn ich Jüngeren von den Zeiten erzähle, als wir nicht ständig “on” waren. Die Läden schlossen um sechs. Das Fernsehprogramm endete gegen Mitternacht mit der Hymne und dem Testbild. Du konntest die Musik abspielen, die du auf Platten oder Kassetten hattest, aber nicht online gehen, um neue Songs auf Spotify oder YouTube zu finden, oder dich mit jemandem unterhalten, der eine halbe Welt entfernt lebt (zumindest nicht ohne astronomische Telefonkosten).

Ganz ehrlich? Ich erinnere mich selbst kaum daran, wie das war. Was ich aber noch weiß, ist, dass ich damals nicht so gestresst war, wie ich es ab ca. 2005 wurde, als das Internet und die sozialen Medien so richtig loslegten (siehe Facebook, YouTube und online-Streaming). Früher war es normal, dass ich nicht jederzeit mit allen meinen Freunden reden konnte, wann ich wollte; dass ich nicht mit einem Fingeschnipsen jeden Film sehen, jeden Song hören konnte.

Das ist der Grund, warum To-Do-Listen heutzutage problematisch sind. Damals hörten Arbeit und Verfügbarkeit irgendwann auf. Heute geben uns die Aufgaben, die auf die To-Do-Liste des nächsten Tages übergehen, das unangenehme Gefühl, dass wir weiterarbeiten “sollten”, dass wir unsere Arbeit nicht geschafft haben. Das trägt zum allgemeinen Gefühl von Stress und Kontrollverlust bei.

Wie du Stress reduzieren kannst: Langzeitplanung

Kommen wir darauf zu sprechen, was du anstatt einer To-Do-Liste nutzen könntest. Immerhin haben wir alle Termine, an die wir uns erinnern müssen, von Geburtstagen bis hin zu Zahnarztterminen – oder Elternabenden für diejenigen, die Kinder haben. Kinder produzieren generell haufenweise Termine, von Arztbesuchen bis zum Musikunterricht oder Fußballtraining.

Für all diese Dinge empfehle ich einen Kalender. Ein Kalender ist für zwei Arten von Terminen am besten geeignet: 

1. Wiederkehrende Termine (wöchentliches Training, monatliches Meeting, Geburtstage etc.),

2. Alles, was mehr als einen Tag im Voraus geplant wird, wie etwa ein Zahnarzttermin.

Manche Leute schwören immer noch auf ihren Hardcopy-Wochenplaner oder den Familienkalender an der Küchenwand. Wenn das für dich funktioniert, bleib dabei! Es ist um ein Vielfaches besser als Termine auf eine To-Do-Liste zu schreiben. Der Vorteil ist offensichtlich, weil du im Kalender automatisch auch Datum und Uhrzeit des Termins siehst.

Ich bin ein Fan von Onlinekalendern, um Produktivität zu steigern. Es ist einfach so praktisch, mein Handy zu nehmen und einmal zu tappen, um einen Termin hinzuzufügen, und weil meine Kalender alle synchronisiert sind, sehe ich den Termin dann auch am PC. Ich muss nie Geburtstage oder andere wiederkehrende Ereignisse auf den nächsten Jahreskalender übertragen. Es ist das ultimative Tool für Faule und ich empfehle es wärmstens!
 

Wie du Produktivität steigern kannst: Tagesplanung

Jetzt kommt das Interessante. Hier passiert die Zauberei. Ich präsentiere die stressfreie, freudvolle Alternative zur Tyrannei der To-Do-Liste: Tagesplanung mit Prioritäten.

Bevor du abends mit der Arbeit (inklusive Haushalt) aufhörst, nimm dir fünf Minuten, um den folgenden Tag zu planen. Wenn alle Stricke reißen – natürlich hängt das von deiner Arbeit und Situation ab – kannst du das auch morgens als Erstes machen.

• Schreib alle Aufgaben des Tages auf, inklusive Termine, Deadlines, Projekte, an denen du arbeiten willst, sowie Dinge wie Ruhezeiten und deiner Leidenschaft nachgehen. Lass nichts aus.

• Dann wähle zwischen einer und drei Prioritäten für den Tag. Nein, nicht alles ist eine Priorität! Zwei ist eine gute Zahl, aber falls du Superwoman oder -man bist, kannst du gerne auch drei wählen.

• Unterstreiche oder markiere die Prioritäten oder schreib sie nochmal ganz oben auf die Liste.

Wenn du diese zwei Aufgaben erledigt hast, hast du den Tag erfolgreich absolviert. Der Rest der Aufgaben ist das Sahnehäubchen. Ja, die solltest du ebenfalls erledigen, aber wenn eine davon nichts wird, ist das in Ordnung. Sowas passiert nun mal.

Was du mit dieser Technik erreichst

Vielleicht bist du skeptisch und fragst dich, was der Unterschied zur To-Do-Liste ist. Nun, zuallererst ist es eine tägliche Liste, die jeden Morgen neu entsteht (oder im Idealfall am Vorabend).

Zweitens – und das ist am wichtigsten – ermöglicht es dir, dich aufs Wesentliche zu konzentrieren, indem du hervorhebst, was unter all dem Wust an täglichen Aufgaben wirklich wichtig ist. Anstatt in einem Berg von E-Mails unterzugehen, die beantwortet werden müssen, bleibt dein Blick auf die Prioritäten gerichtet.

Der andere Effekt dieser Technik ist noch wirkungsvoller. Weil du gezwungen bist, jede einzelne Aufgabe aufzuschreiben, auch die, die du für unwichtig und klein erachtest, erhälst du eine genaue Vorstellung davon, wie viel du eigentlich am Tag erledigst. Das kann einem ganz schön die Augen öffnen.

Als ich anfing, mit diesem System zu arbeiten, konnte ich es nicht glauben, wie viel ich jeden Tag eigentlich arbeitete. Kein Wunder, dass ich mich oft abgehetzt fühlte und nicht zu allem kam, was ich mir vorgenommen hatte, selbst wenn ich den Tag als “entspannt” eingeschätzt hatte! Jetzt verstehe ich wirklich, wie viel ich geschafft habe, und habe ein viel besseres Gefühl dabei.

In der Folge war es auch viel einfacher, wirklich zu entschleunigen und öfters “Nein” zu sagen. Dieses Tool ermöglicht dir eine realistischere Vorstellung von deinen täglichen Aufgaben und kann als Grundlage dafür dienen, tatsächlich zu entrümpeln und mehr Raum für das zu schaffen, was wichtig ist.

Versuch’s mal! Du wirst staunen.